Leren als basis voor duurzame prestaties
Waarom lukt het sommige teams om iedere uitdaging aan te kunnen, terwijl andere teams steeds opnieuw tegen dezelfde problemen aanlopen?
Vaak wordt gezocht naar de kwaliteit van individuele medewerkers of naar de stijl van de leidinggevende. Er worden trainingen gevolgd, nieuwe werkwijzen ingevoerd of processen aangepast. Toch zie je vaak dat de gewenste verandering slechts tijdelijk is. Na verloop van tijd vallen teams terug in oude patronen.
Volgens ons ligt de verklaring niet alleen bij het individu, maar vooral bij het vermogen van een team om samen te leren. Een team dat continu leert, ontwikkelt zich voortdurend. Het past zich aan, benut de kennis van alle teamleden en voorkomt dat dezelfde problemen steeds opnieuw terugkomen. Daardoor ontstaat duurzame prestatie.
Wij vinden teamleren de belangrijkste randvoorwaarde voor duurzame prestatie. Maar wat is teamleren nu eigenlijk en waarom vinden wij dit van zulk groot belang?
Deze tekst geeft antwoord op deze vragen en geeft handvaten om teamleren in jouw team(s) in te richten.
Wat verstaan we onder een team?
Een team is een verzameling mensen met een gezamenlijk doel. In veel gevallen is dit een tijdelijke groep mensen, hoewel dit niet altijd de perceptie is. De tijdelijkheid komt naar voren doordat bijvoorbeeld het gezamenlijke doel wordt bereikt (en het team geen bestaansrecht meer heeft), of doordat er bijvoorbeeld verloop is in het team en collega’s vervangen worden voor nieuwe.
Dat laatste lijkt voor veel mensen niet direct op een nieuw team. Maar, net als in een voetbalelftal, heeft het inbrengen van een nieuwe speler vaak een grote impact. Soms met een specifiek doel (de wissel van Tim Krul tijdens het WK 2014 had het specifieke doel om de penaltyserie te winnen), maar in veel organisaties is het vaker het gevolg van een collega die bijvoorbeeld een nieuwe baan gevonden heeft. Dit lijkt anders, maar de impact is vaak niet minder.
Wanneer we kijken naar de omvang van de groep mensen, zijn er veel verschillende inzichten. Wij streven naar een optimale omvang van 4-8 personen. Met minder dan vier is er te weinig diversiteit aan inzichten en met meer dan acht is de omvang te groot om effectief en efficiënt samen te kunnen werken. Dat wil niet zeggen dat grotere of kleinere groepen afdelingen niet kunnen bestaan, alleen kun je je afvragen of je met deze hele groep een team vormt. Een afdeling kan bijvoorbeeld uit 50 medewerkers bestaan, maar omdat ze in ploegendienst werken, zijn er maar acht per ploeg aanwezig. Wij definiëren deze acht als team, terwijl de afdeling als geheel een groep mensen is.
Wat verstaan we onder leren?
Leren is het proces van het verwerven van nieuwe kennis, vaardigheden, gedrag of waarden, leidend tot duurzame verandering.
De basisformule van Action Learning zoals deze door Reg Revans is geformuleerd, is L = P + Q + R. Waarbij:
- L = Leren (Learning)
- P = Beschikbare kennis (Programmed Knowledge)
- Q = Vragen (Questioning insights)
- R = Reflectie (Reflection)
Oftewel, wij leren door te weten wat onze beschikbare kennis is, vragen te stellen en vervolgens te reflecteren. Dit geldt voor ieder individu, maar wat betekent dit voor een team?
De kracht van leren als collectief
Wanneer we de bovenstaande twee aspecten met elkaar combineren, ontstaat er iets krachtigs. Immers, ieder individu in het team bezit zijn/haar eigen beschikbare kennis. Ieder individu is in staat om een vraag te stellen en te reflecteren. Maar de echte kracht ontstaat wanneer men al deze beschikbare kennis samenbrengt en van elkaar weet wat de krachten en zwaktes zijn.
Samen normen en waarden afgesproken hebt over hoe er met elkaar omgegaan kan worden. Onderling de ruimte en veiligheid is om eventuele ontbrekende kennis in het collectief te zoeken en wanneer het team als collectief reflecteert op wat er gebeurt, welke resultaten dat oplevert en op welke manier dit eventueel verbeterd kan worden. Hierbij reflecteert het team niet alleen op de resultaten, maar ook op het gedrag.
Het is een utopie voor iedereen om overal even goed in te zijn. De kracht van het collectief wordt juist groter doordat mensen elkaars kwaliteiten kennen en benutten. Dat is wanneer het team als collectief samen leert.
Leren en duurzaam presteren
Nu we de basis voor het team en teamleren begrijpen, levert dit de vraag op hoe het verband met presteren eigenlijk werkt. In de definitie van een team, gaven we aan dat er een gezamenlijk doel is voor het team. Dit kan bijvoorbeeld het afronden van een project zijn, of het succesvol uitvoeren van een gezamenlijke dienst met veel onvoorspelbare factoren. Of, om de vergelijking met het voetbalelftal opnieuw te maken, het behalen van de wereldtitel.
Het is van belang in een team om dit gezamenlijke doel zo helder mogelijk te hebben. Ieder teamlid moet doordrongen zijn van dit doel en zich committeren aan het leveren van een bijdrage aan dit doel. Wanneer een teamlid dit niet kan of wil, dan zou deze persoon geen onderdeel van het team meer behoren te zijn.
Elk teamlid wil zelf ook persoonlijk iets bereiken. Dit kan een promotie zijn, of wellicht het leren van een nieuwe vaardigheid. Wat dit ook is, het collectief wordt sterker wanneer iedereen dit met elkaar deelt. Op die manier kan eenieder elkaar helpen om deze persoonlijke doelen te bereiken, binnen de context van het gezamenlijke doel.
Ieder individu brengt ook specifieke eigenschappen naar het team (zoals Tim Krul een echte penaltykiller was, maar Jasper Cillessen een betere keeper tijdens de wedstrijd aldus de toenmalige bondscoach). Wanneer ieder teamlid op de hoogte is van de krachten en zwaktes van zichzelf en van de anderen, kun je hier gebruik van maken. Maar, iedereen heeft zijn/haar blinde vlekken. Waardoor bepaalde overtuigingen niet altijd op zijn plaats zijn. Zoals het voorbeeld ook laat zien, is de context heel belangrijk.
Om optimaal van elkaar gebruik te kunnen maken, is het dus zaak dat het gezamenlijke doel, ieders persoonlijke doel en elkaars sterkte/zwaktes bekend zijn, maar ook dat men in staat is om elkaar te helpen om de zwaktes verder te versterken en van elkaars kracht gebruik te maken door het gezamenlijk te bespreken.
Dit betekent niet dat iedereen een coach van elkaar wordt. Het is niet de bedoeling dat we elkaar gaan vertellen hoe de ander zijn/haar zwakkere punten moet gaan verbeteren. De bedoeling is om elkaar bewust te maken van gedrag en patronen, zodat verandering geïnitieerd kan worden en kan leiden tot duurzame verandering in gedrag. Dit werkt het beste, wanneer men dit doet op basis van observeren en vragen stellen zonder oordeel en zonder te sturen.
Op deze manier ontstaat er een cyclus van acties benoemen om dichter bij de doelen te komen, te bepalen welke sterke eigenschappen hier het best tot zijn recht komen en welke zwakkere eigenschappen versterkt kunnen worden tijdens het proces, en te reflecteren op het resultaat in zowel de actie als het gedrag wat hierbij getoond werd waardoor in de volgende iteratie het team beter in staat is om te presteren.
